Sistem Manajemen Mutu di Lembaga Pendidikan

Dewasa ini sudah banyak lembaga pendidikan yang menerapkan sistem manajemen mutu (SMM – ISO 9001) bahkan sudah memperoleh sertifikasinya. Lembaga pendidikan tersebut sebagian kecil diantaranya, untuk sekolah: SMKN 1 Kota Bogor, SMK Jakarta Pusat 1, SMK NU 1 Slawi, untuk pendidikan tinggi: Universitas Brawijaya Malang, Universitas Hasanudin, Sekolah Tinggi Ilmu Pemerintahan Abdi Negara, STMIK Muhammadiyah Jakarta, untuk pesantren: Ponpes Modern Sahid, Pesantren Kafila.

Apakah dalam memetakan proses di lembaga pendidikan berbeda dengan industri manufaktur? Sebagai institusi pendidikan berarti dimasukkan dalam organisasi penyedia jasa sehingga terdapat perbedaan dengan manufacturing, tapi bisa dianalogikan proses-prosesnya dalam proses penyediaan jasa. Pada prinsipnya penerapan SMM adalah untuk meningkatkan mutu lembaga pendidikan; maka prioritasnya adalah pada proses-proses bisnis yang paling berpengaruh terhadap terwujudnya mutu yang diinginkan.

Selain itu ada beberapa istilah yang sedikit berbeda:

  1. Pelanggan adalah siswa atau orang tua siswa,
  2. Product adalah pelayanan pembelajaran,
  3. Alat ukur adalah test belajar, bisa pratikum, test tulis, wawancara, dll,
  4. Design adalah kurikulum.

Untuk sektor jasa ketentuan tentang kalibrasi dan customer supplied product bisa not applicable.

Hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan dalam mengidentifikasi proses proses yang berkaitan didalam sebuah lembaga pendidikan? Yang diperlukan adalah:

1. Komitmen organisasi (meliputi implementasi dan biaya tentunya) => klausul 5

a)     menetapkan kebijakan mutu

b)     memastikan bahwa sasaran mutu ditetapkan

c)      memastikan tersedianya sumber daya

Pemilik dan pemimpin lembaga pendidikan mengkomunikasikan kepada seluruh stakeholder (yang berkepentingan) tentang pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan serta undang-undang dan peraturan yang berlaku.

2. Rencana dan program manajemen => klausul 7 dan 8

Untuk perusahaan jasa, pastikan dahulu bentuk dan ukuran layanan/jasa yang dilakukan serta apa input dan output dari jasa tersebut. Terkait dengan klausulnya bisa diartikan sbb:

7.1. Planning: bagaimana merencanakan (bentuk rencana kerja) dari pembelajaran yang akan dilakukan. Dapat berupa diagram proses atau dokumen-dokumen rencana kerja yang terkait, misalnya kurikulum berdasarkan regulasi dan kebutuhan pelanggan, metode yg digunakan, alat yg digunakan, metode test dan alat ukurnya termasuk standard ketuntasannya (bilamana siswa dianggap telah selesai menempuh pendidikan).

7.2.1. Determination: apa saja persyaratan yang harus dipenuhi agar layanan/jasa tersebut bisa dilakukan (perlu dokumen, bahan, regulasi yang ada, atau SDM, dll),

7.2.2. Review: bagaimana tinjauan terhadap persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan pada point 7.2.1 dengan jasa yang telah diberikan (ada catatan/checklist tinjauan),

7.5.2. Validation: apakah ada proses/kegiatan dari layanan/jasa yang dilakukan yang harus mendapatkan persetujuan/pengesahan sebelum dilakukan,

7.5.3. Traceability: apa identifikasi (input, proses maupun outputnya) yang digunakan selama layanan/jasa tersebut dilakukan (dapat berbentuk nama atau kode bahan, material, proyek, customer, dll),

7.5.5. Preservation: bentuk perlindungan/penanganan atas material/bahan yang diproses layanan/jasa dilakukan (dapat berupa penanganan dokumen, penanganan orang atau material tertentu),

8.3. Control of non conforming: bagaimana penanganan kesalahan/kegagalan layanan/jasa yang telah dilakukan. (dokumen/bahan/material yg diproses salah atau gagal, pencatatan dalam lembar khusus bila terjadi penyimpangan dalam memberikan layanan pendidikan seperti penyimpangan waktu).

3. Dokumentasi berupa:

a. Manual => klausul 4.2.2

Organisasi harus menyusun dan memelihara suatu pedoman mutu yang mencakup :

a) ruang lingkup sistem manajemen mutu, termasuk detil dari dan pembenaran untuk setiap pengecualian (lihat 1.2)

b) prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk sistem manajemen mutu atau mengacu padanya, dan

c) suatu gambaran dari interaksi antar proses dalam sistem manajemen mutu

b. Prosedur Wajib:

Pengendalian dokumen, pengendalian catatan, internal audit, pengendalian ketidaksesuaian, tindakan pencegahan, dan tindakan perbaikan.

c. Dokumen pendukung (instruksi kerja dan formulir-formulir).

4. Pelaksanaan audit internal => klausul 8.2.2

5. Pelaksanaan management review => klausul 5.6

6. Sertifikasi (ISO 9001:2008), bila memerlukan sertifikat perlu kontak dengan badan sertifikasi untuk mencari informasi 5W+1Hnya.

 

Referensi:

http://asia.groups.yahoo.com/group/ID-QMS. Ask – Butuh saran SMM dilembaga pendidikan. Desember, 2009.

http://asia.groups.yahoo.com/group/Indonesia-QMS-Forum. Bagaimana caranya “Service” Realization (clause 7). Juni, 2010.

ISO 9001:2008 Quality Management Systems – Requirements.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: