Sertifikasi ISO yang Membumi*

Mungkin tidak banyak diketahui oleh noble people bahwa sampai saat artikel ini ditulis telah ada dua business unit (BU) GarudaFood Group yang telah memperoleh sertifikasi ISO 9001. BU tersebut adalah BU Biscuit – Gresik dan BU Coated Peanut – Pati. Sedangkan BU Beverage – Kletek sedang dalam proses sertifikasi.

Untuk pemahaman noble people akan dijelaskan apakah ISO 9001 itu. Secara sederhana ISO 9001 adalah sertifikasi berstandar internasional sebagai pengakuan terhadap sistem manajemen mutu perusahaan. Sedangkan sistem manajemen mutu/quality management system (QMS) sendiri didefinisikan sebagai manajemen sistem untuk mengarahkan dan mengendalikan sebuah organisasi berkaitan dengan mutu (QMS – Fundamentals and Vocabulary: 3.2.3).

Pertanyaannya, apakah memperoleh sertifikat ISO 9001 itu sulit dan butuh waktu lama? Relatif, dipengaruhi oleh lingkungan organisasi, kebutuhan organisasi, tujuan organisasi, produk yang dihasilkan, proses yang dilakukan, ukuran dan struktur organisasi (QMS – Requirements: klausul 0.1). Faktor-faktor tersebut bisa dikatakan sudah ada dan menjadi karakter bisnis perusahaan. Sulit dan tidak juga sangat tergantung bagaimana orang memahaminya. Banyak orang bijak mengatakan tidak ada sesuatu yang sulit, semuanya mudah bila kita mau menjalankan dengan sepenuh hati dan mau belajar terhadap ketidakberhasilan yang telah terjadi. BU Biscuit – Gresik medapatkan sertifikat setelah berjuang selama 7 bulan sejak kick off, sedangkan BU Coated Peanut – Pati selama 10 bulan sejak kick off (dengan mengabaikan aspek-aspek lain).

Apakah yang harus diperhatikan selama proses sertifikasi agar tidak sulit dan tidak membutuhkan waktu yang lama? Dua hal penting yang diajukan oleh penulis yang sangat bergantung pada usaha pihak-pihak terkait untuk mewujudkannya adalah:

–         Komitmen dan support manajemen, tidak hanya untuk mendapatkan sertifikat tetapi untuk membangun sistem manajemen mutu. Manajemen tidak boleh hanya sekedar mereview progress implementasi tetapi manajemen harus memberikan support yang dibutuhkan oleh tim dan turun ke bawah untuk menyampaikan ke semua karyawan komitmen manajemen terhadap pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu (QMS – Requirements: klausul 5.1.). Tidak ada komitmen dari manajemen akan menyebabkan keuntungan-keuntungan yang diharapkan dari sistem ini tidak optimal (Novessro, 2009).

–         Ketersediaan prosedur yang disepakati bersama dan konsistensi dalam pelaksanaannya (QMS – Requirements: klausul 4.1.). Disepakati bersama, tidak hanya disepakati – misalkan – di departemen produksi saja tetapi tidak disepakati oleh departemen QC. Misalkan saja Produksi memiliki panduan parameter proses A untuk menjalankan mesin X, tetapi QC memiliki panduan parameter proses B untuk menjalankan mesin yang sama.

Konsistensi dalam pelaksanaannya, dalam artian prosedur itu tidak hanya menjadi dokumen yang disimpan rapi di lemari atau ditempelkan di lapangan. Kesesuaian impelementasi dengan prosedur seharusnya tetap diprioritaskan meskipun ISO 9001:2008 juga meminta keefektifan dari prosedur yang dijalankan. Tetapi bagaimana kita bisa yakin akan konsisten dengan prosedur yang diyakini lebih efektif jika dengan prosedur yang ada sekarang kita tidak bisa konsisten menjalankannya?

Bagaimana menjaga kesesuaian sistem manajemen mutu setelah bersertifikat? Kembali kepada kedua poin di atas dengan sedikit perubahan, yaitu komitmen dan support manajemen serta prosedur yang konsisten dilaksanakan dan senantiasa direview untuk continuous improvement.

Jika komitmen dan support manajemen memudar maka akan segera diikuti oleh inkonsistensi terhadap pelaksanaan prosedur. Inkonsistensi terhadap prosedur akan membawa kepada pemborosan yang bisa terjadi dimana-dimana, yang bisa berupa pemborosan waktu, biaya, kuantitas dan kualitas produk. Dan akhirnya akan seperti gunung es dimana terjadi proses produksi yang high cost yang tidak terlihat dan puncaknya yang terlihat adalah komplain pelanggan.

Mendapatkan sertifikat ISO 9001 boleh saja dikatakan sulit tapi membangun sistem manajemen mutu jauh lebih sulit. Mempertahankan sertifikat ISO 9001 boleh lah dikatakan sulit tapi mempertahankan dan meng-improve sistem manajemen mutu jauh lebih sulit. ISO bukanlah selembar sertifikat pengakuan terhadap proses pengelolaan mutu di perusahaan kita, tetapi lebih dari itu ISO merupakan komitmen organisasi untuk patuh dan disiplin terhadap apa yang sudah disepakati, yaitu sistem manajemen mutu.

* dimuat di Tudung News edisi no. 05/I/Januari-Maret 2010

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: